Die Digitalisierung und die digitale Transformation gehören zu einem der größten Themen in Unternehmen. Wer sie erfolgreich umsetzen möchte, braucht das richtige Mindset für Veränderungen, Innovationsdenken, die nötige Zeit und das Bewusstsein, dass die Transformation das gesamte Unternehmen betrifft und ganzheitlich gedacht werden muss. In der Praxis bringt dies einige Herausforderungen mit sich.
Viele Unternehmen sind stark in das Alltagsgeschäft eingebunden und haben noch dazu immer weniger Mitarbeiter, die immer mehr Arbeit stemmen müssen. In der Konsequenz bleibt oft keine Zeit, die digitale Transformation in Angriff zu nehmen, zumal diese auch kein Projekt ist, welches von selbst läuft oder nebenbei passiert. Doch es lohnt sich: Die Ergebnisse, die man erhält, sind in fast allen Fällen deutlich besser als der aktuelle Stand.
Am Anfang steht die Analyse
Digitale Transformation ist ein komplexer, langfristiger Prozess, der immer mit einer Analyse beginnt. Es gilt, die gegenwärtigen Prozesse unter die Lupe zu nehmen und den Fokus auf solche zu legen, die nicht optimal laufen und verbessert werden müssen. Bei diesem Schritt ist es äußerst hilfreich, die eigenen Mitarbeiter einzubeziehen, da sie täglich mit den Prozessen konfrontiert sind und meist sehr genau wissen, an welchen Stellen es hakt. Anschließend kristallisieren sich einige Prozesse heraus, die es genauer zu analysieren und zu optimiert gilt. In diesem Zusammenhang sollten Fragen gestellt werden, wie: Was wird eigentlich gemacht? Warum wird das gemacht? Warum und an welchen Stellen passieren Fehler? Wie lassen sich diese zum Beispiel mit digitalen Tools lösen? Hier bieten sind zudem Methoden wie Design Thinking oder Design Sprints hilfreich. Wichtig ist, genug Zeit einzuräumen, um darüber zu diskutieren, Ideen zu entwickeln und Lösungsansätze zu definieren, wie der Prozess sauber aufgesetzt werden kann und was dessen Ziel ist. Diese können beispielswiese sein: weniger Fehler, effektiver, schneller, mit weniger Mitarbeitern usw. Ist das Ziel klar definiert, geht es an die nächsten Schritte.
Eine Torte und Feedback
Zu Beginn empfiehlt sich eine Roadmap, in welcher kleinere und größere Schritte festgehalten werden und die den Weg der digitalen Transformation eines Prozesses vorgibt. Ich vergleiche das gerne mit einer Torte – diese wird in Stücke geschnitten und nicht als Ganzes serviert. Auch beim Digitalisieren hilft es, den Prozess in kleinere Abschnitte zu teilen. Diese wiederrum sollten alles Wichtige beinhalten, Beispiel Torte: wir wollen einen Boden, eine Füllung, Glasur usw. Also wird daran gearbeitet, ein Stück zu optimieren. Während der Entwicklung sollte immer mal wieder „probiert“ und geprüft werden. Sind wir auf dem richtigen Weg? Werden die Ziele damit erreicht? Gibt es andere Probleme? Sich immer wieder Feedback einzuholen ist essenziell, um am Ende ein perfekt köstliches Stück Torte oder respektive einen optimierten und zielgerichteten Teil eines Prozesses zu haben. Nach und nach fügen sich die einzelnen Teile zu einem großen Ganzen zusammen.
Warum Transformationsprozesse scheitern
In der Theorie klingt die digitale Transformation einfach und doch scheitert sie in der Praxis immer wieder an bestimmten Punkten. Dazu zählt, dass die übergeordnete Vision fehlt. Wissen die Mitarbeiter nicht, warum die Transformation stattfindet, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich hoch, dass der gesamte Prozess nachher irgendwann fehlschlagen wird. Für den Erfolg der digitalen Transformation ist somit eine offene und transparente Kommunikation unerlässlich. Alle im Unternehmen – ob Führungskraft oder Mitarbeiter – müssen wissen, wofür das gemacht wird, warum der Prozess verändert werden soll. Auch gehören betreffende Personen miteinbezogen in die Entwicklung von Lösungen. Ein weiterer Teil der offenen Kommunikation ist es, Ängste zu nehmen. Viellicht mag ein Mitarbeiter denken, dass sein Job durch den neuen Prozess überflüssig wird. Das sollte nicht unter den Teppich gekehrt, sondern angesprochen und geklärt werden. Oft scheitert es auch daran, dass die Transformation vor sich hinplätschert und Ziele und Maßnahmen nicht regelmäßig analysiert und ggf. angepasst werden. Zu lange wird dann in eine falsche Richtung gearbeitet und am Ende aufgegeben. Nur wenn sich alle auf die Transformation einlassen, wird sie zum Erfolg.
Fazit
Die digitale Transformation ist ein komplexes Thema, das sich aber mit dem richtigen Mindset, Zeit, entsprechenden Maßnahmen und einer transparenten Kommunikation meistern lässt. Wichtig ist es anzufangen und immer wieder anzupassen, damit am Ende Ergebnisse stehen, die um ein Vielfaches besser sind als der Status quo. Gerne unterstütze ich Sie in Ihrer digitalen Transformation. Lassen uns dazu in einem persönlichen Termin oder auf LinkedIn sprechen.
